Mitgliederverwaltung im Vergleich 2026, sechs Tools

campai

campai führt Mitgliederverwaltung, Beitragswesen und Buchhaltung in einem System zusammen. Der digitale Mitgliedsantrag lässt sich mit eigenen Feldern und Logiken gestalten, eingehende Anträge werden nach Anbieterangabe mit einem Klick übernommen, und die SEPA-Lastschrift wird inklusive Signatur, Datum und Mandatsreferenz automatisch mitgeführt. Für Einzelpersonen, Familien und Eltern mit Kindern stehen eigene Antragsvarianten bereit. Die Stammdaten liegen in einer Mitgliedsansicht mit Zahlungsdetails, Beiträgen, Dokumenten, Abteilungen und Nachrichten, ergänzt um eigene Felder, Tags, Filter, speicherbare Segmente und Massenänderungen. Abteilungen lassen sich in beliebiger Zahl anlegen, ein Mitgliederstand zum Stichtag ist für Berichte und Verbandsmeldungen vorgesehen. Dahinter liegt eine Buchhaltung mit SEPA-Lastschrift, Rücklastschrift-Assistent, OPOS-Liste, anpassbaren Mahnstufen, GoBD-konformer Festschreibung und DATEV-Export. Mitglieder sehen und ändern ihre Daten selbst und können die Daten ihrer Kinder mitverwalten. Die REST-Schnittstelle stellt nach Anbieterangabe jede Funktion als eigenen Endpunkt bereit, ergänzt um Webhooks, eine OpenAPI-Spezifikation und eine Developer Console mit Aufrufprotokoll. Der Einstieg liegt bei 30,00 Euro für bis zu 100 Mitglieder, jede weiteren 50 Mitglieder kosten 8,00 Euro. Einen kostenlosen Dauertarif gibt es nicht. Offen bleiben die Plattformverfügbarkeit der App, das Rollen- und Rechtemodell und der Begriff Mandantenfähigkeit, der auf den geprüften Seiten nicht vorkommt.

easyVerein

easyVerein ist eine Marke der SD Software-Design GmbH und verteilt den Funktionsumfang auf vier Tarife. Mitgliederverwaltung, Mitgliederbereich und App stecken bereits im günstigsten Tarif Essentials ab 7,14 Euro brutto im Monat bei jährlicher Zahlweise und Lizenzgröße bis 100 Mitglieder. Mitglieder entstehen manuell, per Import oder über das Online-Aufnahmeformular, das auch über die Schnittstelle ansprechbar ist. Individuelle Felder und Reiter erweitern die Stammdaten, Änderungen werden protokolliert, eine Integritätsprüfung sucht Fehler im Bestand. Beiträge lassen sich je Mitglied oder Gruppe unterschiedlich führen, dazu kommen Mehrfach-Beiträge und einmalige Umlagen. Die Buchhaltung beginnt erst mit dem Tarif Office ab 15,30 Euro brutto, dann mit offenen Posten samt Teil- und Überzahlungen, selbst festgelegten Mahnstufen, automatisierter Übergabe an ein Inkassobüro, Sammellastschriften per SEPA Pain XML, DATEV-Export und den Kontenrahmen SKR 42 und SKR 03. Die App für iOS und Android erlaubt Stammdatenpflege, Einsicht in alle Rechnungen und einen digitalen Mitgliedsausweis mit QR-Code. Die REST-Schnittstelle ist ohne Login dokumentiert und in drei Versionsständen verfügbar. Hilfsorganisationen können einen Förderantrag über bis zu 50 Prozent Nachlass stellen, gebunden an eine Laufzeit von mindestens sechs Monaten. Statt einer befristeten Testphase gibt es eine zeitlich unbegrenzte Demo bis 10 Mitglieder.

ClubDesk

ClubDesk wird von der reeweb ag in Basel betrieben und führt einen dauerhaft kostenlosen Tarif bis 50 Mitglieder und bringt einen Website-Baukasten mit. Nach eigener Angabe nutzen mehr als 20.000 Vereine die Software. Die Mitgliederverwaltung führt Mitglieder, Sponsoren, Lieferanten und weitere Kontakte an einer Stelle, Gruppen bilden Aktive, Passive, Vorstand oder Sponsorenklassen ab, und Rollen und Funktionen steuern zugleich den Datenzugriff. Der Gratistarif ist dabei klar umrissen, zwei eigene Datenfelder, keine Massenaktualisierung, drei feste Rechtegruppen, keine SEPA-Lastschriften, keine Spendenverwaltung und höchstens 100 Buchungen im Jahr. In den Bezahlversionen ab 10,00 Euro brutto im Monat sind eigene Felder unbegrenzt, SEPA-Lastschrift mit Gläubiger-ID und Lastschriftarten steht zur Verfügung, und die Buchhaltung arbeitet mit dem Kontenrahmen SKR 42, zweistufigen Kostenstellen und Mandanten. Zuwendungsbestätigungen entstehen auf den amtlichen Formularen 034122 und 034132. Der digitale Antrag läuft über den Formulareditor, die Übernahme in die Mitgliederverwaltung führt nach dem Support-Artikel über Export und Import und ist nicht vollautomatisch. Eine native App gibt es nicht, ebenso wenig eine offene Schnittstelle. Gehostet wird in Zürich, das Rechenzentrum ist nach Anbieterangabe nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert.

Webling

Webling wird von der uSystems GmbH in Winterthur betrieben und rechnet nach Adressen ab, nicht nach Benutzern. Bis 50 Adressen ist die Nutzung dauerhaft kostenlos, allerdings ohne Buchhaltung und ohne E-Mailversand. Der kostenpflichtige Einstieg beginnt bei 14,90 Euro im Monat im Jahresabo, ob diese Beträge netto oder brutto gelten, weist der Anbieter nicht aus. Stark ist Webling bei den Stammdaten. Eigene Datenfelder sind nach Anbieterangabe nahezu unbegrenzt, dazu kommen Excel-Import mit Zuordnungsassistent, Duplikate-Finder, Änderungsprotokoll, Datenvalidierung für E-Mail und IBAN sowie ein Export für Mitgliederstatistiken deutscher Sportvereine. Das Beitrittsformular schreibt neue Anträge direkt in eine definierte Mitgliedergruppe. SEPA-Lastschrift steht für Deutschland und Österreich bereit, für die Schweiz nicht. Das Mahnwesen ist kein automatisierter Lauf, sondern eine vom Anbieter empfohlene Vorgehensweise über Rechnungskategorien, Mahnstufen und Mahngebühren sind nicht belegt. Mandanten sind getrennte Buchhaltungen ab dem Plus-Abo, die Mitgliederdaten bleiben dabei gemeinsam. Die offene REST-Schnittstelle ist in allen Tarifen enthalten, öffentlich dokumentiert, mit API-Key, Sandbox und einem Rate Limit von 500 Anfragen je Minute. Eine App in den Stores gibt es nach eigener Angabe ausdrücklich nicht.

SEWOBE

SEWOBE aus Augsburg richtet sich nach eigener Darstellung an große, komplex strukturierte Vereine, typischerweise ab 1.000 Mitgliedern oder mit besonders komplexen Anforderungen. Der VereinsMANAGER beginnt bei 49,00 Euro netto im Monat in der Edition BASIC für bis zu 1.000 Mitglieder, die Editionen PRO und PRO Plus liegen darüber, und ab 10.000 Mitgliedern verweist der Anbieter auf ein individuelles Angebot. Die Preise sind ausdrücklich als Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer gekennzeichnet. Verwaltet werden Mitgliedsdaten, Rollen, Familien und Historien, ergänzt um Vereinswebseite, Veranstaltungsmanager, Online-Anmeldeformulare, Mitgliederlogin, Newsletter, Shop und Befragungen. Sparten, Gruppen und Zuständigkeiten lassen sich abbilden, für Ebenen steht der VerbandsMANAGER bereit. Die Buchhaltung kennt Einnahmen-Überschuss-Rechnung ebenso wie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, dazu automatische Kontierung, Kostenstellen, Anlagenbuchhaltung, Rücklagenverwaltung, SKR 42 und eine DATEV-Schnittstelle. Zwei Punkte gehören zur Kostenrechnung. Jeder weitere Benutzerzugang kostet 6,00 Euro netto im Monat, und der Support ist minutenweise bepreist, mit 2,00 Euro je Minute und 6,00 Euro je Minute nach 18 Uhr. Nicht belegt sind Dauer und Bedingungen der Testphase, ein mehrstufiges Mahnwesen, eine benannte Offene-Posten-Verwaltung sowie die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04.

WISO MeinVerein

WISO MeinVerein der Buhl Data Service GmbH wird häufig als Gratislösung beschrieben. Das trifft auf den geprüften Stand nicht zu. Auf der Preisseite stehen vier kostenpflichtige Ausbaustufen ab 11,00 Euro netto im Monat bei jährlicher Zahlweise für bis zu 100 Mitglieder, dazu eine Testphase von 14 Tagen ohne Zahlungsdaten. Bemerkenswert ist der Zuschnitt der Tarife, denn Beitragswesen, Banking, Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung, Finanzauswertung und die App sind in allen vier Stufen enthalten. Der einzige Unterschied liegt in der Rechteverwaltung, eigene Rollen gibt es erst in den Stufen M und L. Der digitale Mitgliedsantrag läuft über das öffentliche Vereinsprofil auf der Plattform des Anbieters, eine Einbettung auf der eigenen Website ist nicht belegt. Beiträge lassen sich monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder einmalig abrechnen, die Bankanbindung ist nach Anbieterangabe BaFin-zertifiziert. Die App für iOS und Android ist in der Onlinelösung enthalten, Daten der Desktop-Version erscheinen nach eigener Angabe nicht in der App. Untergliederungen reichen über bis zu drei frei benennbare Strukturebenen. Mahnstufen und eigene Mahndokumente führt der Produktvergleich nur für die Desktop-Version. Nicht belegt sind eine offene Schnittstelle, ein klassisches Offene-Posten-Modul und ein kostenloser Dauertarif.