Kaffeevollautomaten im Betrieb, was 2027 gilt
Entwaldungsverordnung, degressive Abschreibung, Trinkwasser und HACCP. Was für Kaffeevollautomaten im Betrieb gilt und was 2027 endet. Stand 24. September 2026.
- Aktualisiert am 24. September 2026
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Das Wichtigste in Kürze
- Die EU-Entwaldungsverordnung greift ab dem 30. Dezember 2026, für Kleinst- und Kleinunternehmen in Teilen ab dem 30. Juni 2027
- Die degressive Abschreibung ist nur für Anschaffungen vor dem 1. Januar 2028 zulässig
- Bleileitungen mussten bis zum Ablauf des 12. Januar 2026 entfernt sein, der Bleigrenzwert sinkt am 12. Januar 2028
- Wer Kaffee innerhalb der EU einkauft und selbst verbraucht, ist regelmäßig weder Marktteilnehmer noch Händler
- Kaffee zum Verzehr im Betrieb ist kein Arbeitslohn, die Abschaltpflicht der Ökodesign-Verordnung trifft nur Haushaltsgeräte
Ein Kaffeevollautomat im Betrieb berührt mehrere Rechtsgebiete zugleich. Lebensmittelhygiene, Trinkwasserrecht, Arbeitsmittelrecht, Verbrauchsteuer, Lohnsteuer und Produktrecht greifen jeweils an einer anderen Stelle. Dieser Beitrag ordnet, was heute gilt, welche Fristen zwischen 2026 und 2028 laufen und wo die Rechtslage offen bleibt. Alle Angaben geben den Rechercheertrag vom 24. September 2026 wieder.
Zwei Termine prägen das Jahr 2027. Die EU-Entwaldungsverordnung wird in zwei Stufen anwendbar, die zweite Stufe fällt auf den 30. Juni 2027. Und die degressive Abschreibung steht nur noch für Anschaffungen vor dem 1. Januar 2028 zur Verfügung. Das übrige Regelwerk von der Hygiene bis zur Kaffeesteuer gilt bereits und ändert sich nach den geprüften Fundstellen im Jahr 2027 nicht.
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Die Termine im Überblick
| Datum | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| 12. Januar 2026 | Bleileitungen mussten entfernt oder stillgelegt sein | Paragraf 17 Absatz 1 TrinkwV |
| 30. Dezember 2026 | Entwaldungsverordnung für große und mittlere Marktteilnehmer und Händler aller Größen | Verordnung (EU) 2025/2650 |
| 30. Juni 2027 | Entwaldungsverordnung für Kleinst- und Kleinunternehmen mit Niederlassung am 31. Dezember 2024 | Verordnung (EU) 2025/2650 |
| 1. Januar 2028 | Degressive Abschreibung für Neuanschaffungen nicht mehr zulässig | Paragraf 7 Absatz 2 EStG |
| 12. Januar 2028 | Grenzwert für Blei sinkt auf 0,005 Milligramm je Liter | TrinkwV, Anlage 2 Teil II |
Die EU-Entwaldungsverordnung und der Kaffee im Betrieb
Kaffee ist einer der sieben Rohstoffe, die die Verordnung (EU) 2023/1115 erfasst, in Anhang I geführt unter der Position 0901 der Kombinierten Nomenklatur. Erfasste Erzeugnisse dürfen nur in Verkehr gebracht, bereitgestellt oder ausgeführt werden, wenn sie entwaldungsfrei sind und nach den Rechtsvorschriften des Erzeugerlandes erzeugt wurden. Stichtag für die Entwaldungsfreiheit ist der 31. Dezember 2020. Der Geltungsbeginn wurde durch die Verordnung (EU) 2025/2650 vom 19. Dezember 2025, veröffentlicht im Amtsblatt vom 23. Dezember 2025, erneut verschoben. Zuständig ist in Deutschland die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung.
Wichtiger als die Frist ist für die meisten Betriebe, ob sie überhaupt Adressat sind. Nach dem Leitfaden der IHK Bodensee-Oberschwaben mit Stand vom 14. Juli 2026 ist ein Unternehmen, das erfasste Erzeugnisse innerhalb der EU erwirbt und im eigenen Betrieb verbraucht, grundsätzlich weder Marktteilnehmer noch Händler. Wer Kaffee selbst in die EU einführt, ist dagegen auch dann erfasst, wenn die Ware nur im eigenen Haus verbraucht wird. Der Verordnungstext wurde dazu nicht im Volltext geprüft. Nach Darstellung der Europäischen Kommission gibt künftig nur der erstmalig in Verkehr bringende Marktteilnehmer eine Sorgfaltserklärung ab, nachgelagerte Akteure sammeln deren Referenznummer.
Abschreibung und Nutzungsdauer
Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden, ist nach Paragraf 7 Absatz 2 EStG die degressive Abschreibung zulässig, höchstens mit dem Dreifachen des linearen Satzes und höchstens mit 30 Prozent vom Restbuchwert. Wer kauft, hat dieses Wahlrecht nur noch für Anschaffungen bis zum Ende des Jahres 2027. Unterhalb von 800 Euro netto sind die Anschaffungskosten nach Paragraf 6 Absatz 2 EStG sofort abziehbar, ab 250 Euro besteht eine Verzeichnispflicht.
Die Nutzungsdauer ist weniger eindeutig, als oft dargestellt wird. Die branchenbezogene AfA-Tabelle für das Gastgewerbe führt elektrische Kaffeemaschinen mit fünf Jahren. Die allgemeine AfA-Tabelle aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Dezember 2000 enthält dagegen keinen Eintrag für Kaffeemaschinen, sondern nur Getränkeautomaten mit sieben Jahren. Mietzahlungen sind laufender Betriebsausgabenabzug nach Paragraf 4 Absatz 4 EStG. Beim Leasing entscheidet nach den Leasing-Erlassen das Verhältnis von Grundmietzeit zu betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer, genannt wird eine Bandbreite von 40 bis 90 Prozent.
Trinkwasser am Gerät
Die Trinkwasserverordnung vom 20. Juni 2023 hat die Fassung von 2001 abgelöst. Sie erfasst auch Wasser zur Zubereitung von Speisen und Getränken in Lebensmittelunternehmen. Ihr Anwendungsbereich endet allerdings früher, als häufig angenommen wird. Nach Paragraf 1 Absatz 2 Nummer 4 TrinkwV gilt sie nicht für Wasser hinter der notwendigen Sicherungseinrichtung eines endständig angeschlossenen wasserführenden Apparats, der nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik nicht Teil der Trinkwasserinstallation ist. Bei einem festwasserangeschlossenen Automaten endet die Verordnung damit an der Sicherungseinrichtung.
Bis dorthin gelten die Betreiberpflichten unverändert. Wasserversorgungsanlagen sind nach Paragraf 13 TrinkwV mindestens nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik zu planen, zu errichten und zu betreiben und dürfen mit einer Nichttrinkwasseranlage nur über eine entsprechende Sicherungseinrichtung verbunden werden. Für Geräte, die das Wasser durch Erwärmen, Kühlen, Karbonisieren oder Zugabe von Konzentraten verändern, ist die Richtlinie VDI/AMEV/BVS/DVQST-EE 6023 Blatt 1.1 in der Ausgabe 11/2023 einschlägig. Das Umweltbundesamt hält die Nachbehandlung von Trinkwasser in der Installation in seiner Empfehlung vom 15. Dezember 2021 bis auf wenige Ausnahmen für nicht notwendig und für nicht empfehlenswert.
Hygiene, HACCP und die Frage nach dem Lebensmittelunternehmer
Die Verordnung (EG) Nummer 852/2004 verpflichtet Lebensmittelunternehmer in Artikel 5, ständige Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen einzurichten. Nach Artikel 6 Absatz 2 ist jeder einzelne Betrieb bei der zuständigen Behörde registrieren zu lassen. Anhang II Kapitel XII Nummer 1 verlangt, dass Personal, das mit Lebensmitteln umgeht, beaufsichtigt und in Hygienefragen unterwiesen oder geschult wird. In der Gastronomie greifen diese Pflichten unmittelbar.
Für ein Büro, das einen Automaten ausschließlich zur unentgeltlichen Selbstbedienung der eigenen Beschäftigten aufstellt, ist die Lage offen. Das Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit verlangt für die Einstufung als Lebensmittelunternehmen eine gewisse Kontinuität und einen gewissen Organisationsgrad, eine Gewinnerzielungsabsicht ist nicht erforderlich. Eine ausdrückliche Aussage zur rein innerbetrieblichen Abgabe fand sich in den geprüften amtlichen Quellen nicht. Die Schulungspflicht nach Paragraf 4 Absatz 1 LMHV knüpft an leicht verderbliche Lebensmittel an. Röstkaffee gehört nicht dazu, Milch im Milchsystem dagegen schon. Die Folgebelehrung nach Paragraf 43 Absatz 4 IfSG hat der Arbeitgeber alle zwei Jahre durchzuführen und zu dokumentieren.
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Druckgeräte und Betriebssicherheit
Ein betrieblich genutzter Vollautomat ist Arbeitsmittel im Sinne von Paragraf 2 Absatz 1 BetrSichV. Ob er darüber hinaus überwachungsbedürftige Anlage ist, entscheidet Anhang 2 Abschnitt 4 Nummer 2.1 BetrSichV. Erfasst sind Dampfkessel- und Druckbehälteranlagen nur dann, wenn sie zugleich Druckgeräte im Sinne der Richtlinie 2014/68/EU sind. Nach Artikel 4 dieser Richtlinie werden beheizte Druckgeräte mit Überhitzungsrisiko zur Erzeugung von Dampf oder Heißwasser über 110 Grad Celsius erst ab einem Volumen von mehr als 2 Litern erfasst, Behälter für Fluide der Gruppe 2 erst bei einem Volumen über 1 Liter zusammen mit einem Produkt aus zulässigem Druck und Volumen über 50 bar mal Liter. Maßgeblich sind damit Druck und Volumen des Boilers laut Herstellerangabe. Ist eine Anlage erfasst, darf die Prüffrist zehn Jahre nicht überschreiten und ist spätestens sechs Monate nach Inbetriebnahme zu ermitteln.
Kaffeesteuer, Ökodesign und die Abgabe an Beschäftigte
Der Steuersatz beträgt nach Paragraf 2 Absatz 1 KaffeeStG 2,19 Euro je Kilogramm Röstkaffee und 4,78 Euro je Kilogramm löslichen Kaffee. Steuerschuldner ist bei der Entnahme aus dem Steuerlager nach Paragraf 11 Absatz 5 Nummer 1 KaffeeStG der Steuerlagerinhaber, also regelmäßig die Rösterei oder der Importeur. Ein Betrieb wird nur dann selbst Steuerschuldner, wenn er Kaffee zu gewerblichen Zwecken aus dem freien Verkehr eines anderen Mitgliedstaats bezieht. Dann greift Paragraf 17 KaffeeStG mit vorheriger Anzeige beim Hauptzollamt, Sicherheitsleistung und unverzüglicher Steueranmeldung.
Lohnsteuerlich ist die Abgabe an Beschäftigte unproblematisch. Nach R 19.6 Absatz 2 der Lohnsteuer-Richtlinien gehören Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, nicht zum Arbeitslohn. Der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 3. Juli 2019, Aktenzeichen VI R 36/17, für Heißgetränke bestätigt. Umsatzsteuerlich sind solche Zuwendungen nach Abschnitt 1.8 Absatz 3 UStAE Aufmerksamkeiten. Produktrechtlich gilt seit dem 9. Mai 2025 die Verordnung (EU) 2023/826, die Abschaltpflicht trifft dort aber nur Haushaltskaffeemaschinen, definiert als Geräte für den nicht gewerblichen Gebrauch.
Verbreitete Irrtümer
- Jeder Kaffeevollautomat im Betrieb muss regelmäßig als Druckbehälter geprüft werden. In dieser Pauschalität falsch. Erfasst sind nur Anlagen oberhalb der Schwellen der Richtlinie 2014/68/EU. Einfache Druckbehälter bis 50 bar mal Liter nimmt Anhang 2 Abschnitt 4 Nummer 2.1 Satz 2 BetrSichV ausdrücklich aus.
- Die Entwaldungsverordnung gilt für Kaffee seit dem 30. Dezember 2025. Überholt. Nach der Verordnung (EU) 2025/2650 gilt sie für große und mittlere Marktteilnehmer erst ab dem 30. Dezember 2026 und für Kleinst- und Kleinunternehmen in Teilen erst ab dem 30. Juni 2027.
- Wer Kaffee für den Betrieb einkauft, muss eine Sorgfaltserklärung abgeben. Regelmäßig nicht. Wer erfasste Erzeugnisse innerhalb der EU erwirbt und im eigenen Betrieb verbraucht, ist nach dem Leitfaden der IHK Bodensee-Oberschwaben vom 14. Juli 2026 weder Marktteilnehmer noch Händler.
- Kostenloser Kaffee für Beschäftigte ist ein geldwerter Vorteil. Für den Verzehr im Betrieb nicht. R 19.6 Absatz 2 der Lohnsteuer-Richtlinien nimmt Getränke und Genussmittel vom Arbeitslohn aus, bestätigt durch das Urteil VI R 36/17 vom 3. Juli 2019.
- EU-weit müssen sich alle Kaffeemaschinen automatisch abschalten. Nicht die gewerblichen. Die Verordnung (EU) 2023/826 stellt in Anhang I auf Haushaltskaffeemaschinen für den nicht gewerblichen Gebrauch ab.
Was sich nicht belegen lässt
- Ein belastbarer öffentlicher Messwert zum Stromverbrauch gewerblicher Kaffeevollautomaten. Die auffindbaren Zahlen stammen aus Anbieter- und Vergleichsseiten und werden hier deshalb nicht wiedergegeben.
- Konkrete Intervalle für Filterwechsel, Spülung und Probenahme an festwasserangeschlossenen Geräten. Die einschlägige VDI/AMEV/BVS/DVQST-EE 6023 Blatt 1.1 aus 11/2023 ist kostenpflichtig, frei zugänglich war nur der Anwendungsbereich.
- Ob ein Unternehmen allein durch die unentgeltliche Bereitstellung an eigene Beschäftigte Lebensmittelunternehmer wird.
- Eine amtliche Zuordnung, ab welcher Bauart ein Automat überwachungsbedürftige Anlage ist. Belegt sind nur die Schwellenwerte selbst.
Häufige Fragen
Bis wann ist die degressive Abschreibung nutzbar?
Nach Paragraf 7 Absatz 2 EStG für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden, höchstens mit 30 Prozent vom Restbuchwert.
Braucht das Personal eine Hygieneschulung?
Die Unterweisung nach Anhang II Kapitel XII Nummer 1 der Verordnung (EG) Nummer 852/2004 gilt für jedes Personal, das mit Lebensmitteln umgeht. Die Schulungspflicht nach Paragraf 4 Absatz 1 LMHV knüpft an leicht verderbliche Lebensmittel an.
Wer schuldet die Kaffeesteuer?
Bei der Entnahme aus dem Steuerlager der Steuerlagerinhaber nach Paragraf 11 Absatz 5 Nummer 1 KaffeeStG. Ein Betrieb wird nur Steuerschuldner, wenn er Kaffee selbst aus einem anderen Mitgliedstaat bezieht.
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