Kassensysteme für den Handel 2026
Welche Anforderungen ein Kassensystem im Handel erfüllen muss, wie Filialen und Onlineshop angebunden werden und wie sich die verbreiteten Anbieter unterscheiden.
- Aktualisiert am 20. September 2026
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Das Wichtigste in Kürze
- Im Handel steht die Warenwirtschaft im Mittelpunkt. Die Kasse ist die Erfassungsstelle, nicht der Zweck.
- Ein gemeinsamer Bestand über Filialen und Onlineshop verhindert Doppelverkäufe und Fehlbestände.
- Jede elektronische Kasse braucht eine zertifizierte TSE und muss über ELSTER gemeldet sein.
- Die Anbindung an Buchhaltung und Steuerberatung über einen DATEV-Export spart monatlich Arbeitszeit.
- Vertragslaufzeit und Datenherausgabe bei Vertragsende gehören vor der Unterschrift geklärt.
Im Handel ist das Kassensystem der Punkt, an dem Bestand, Umsatz und Zahlung zusammenkommen. Je größer das Sortiment und je mehr Verkaufskanäle bedient werden, desto stärker verschiebt sich die Auswahl weg von der Kassenoberfläche und hin zu Warenwirtschaft und Schnittstellen. Dieser Beitrag beschreibt die Anforderungen an ein Kassensystem im Handel, fasst die gesetzlichen Pflichten mit Stand September 2026 zusammen und stellt die im deutschen Markt verbreiteten Anbieter mit ihren Eignungskriterien vor.
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Was ein Kassensystem im Handel leisten muss
Warenwirtschaft als Kern
Die entscheidende Frage lautet, ob die Warenwirtschaft Teil des Systems ist oder ob sie extern geführt wird. Beide Wege funktionieren, sie führen aber zu unterschiedlichen Folgekosten. Bei externer Führung braucht es eine dokumentierte Schnittstelle in beide Richtungen, sonst entstehen zwei Wahrheiten über denselben Bestand.
Mehrere Standorte steuern
Filialbetriebe brauchen zentrale Artikel- und Preispflege, eine standortübergreifende Auswertung und die Möglichkeit, Ware zwischen Filialen umzubuchen. Prüfen Sie, ob der Anbieter die Filialfähigkeit ausdrücklich dokumentiert. Fehlt die Angabe, ist sie im Zweifel nicht vorhanden.
Onlineshop und Marktplätze
Sobald derselbe Artikel online und stationär verkauft wird, braucht es einen gemeinsamen Bestand mit zeitnahem Abgleich. Klären Sie, welche Shopsysteme unterstützt werden, wie häufig synchronisiert wird und was bei einem Konflikt geschieht.
Zahlungsarten und Terminalanbindung
Kartenzahlung, mobile Zahlverfahren und Gutscheine sollten aus der Kasse heraus ausgelöst werden. Eine getrennte Bedienung von Kasse und Terminal führt regelmäßig zu Differenzen. Achten Sie darauf, ob das Terminal an den Anbieter gebunden ist oder frei gewählt werden kann.
Buchhaltung und Steuerberatung
Ein DATEV-konformer Export spart Monat für Monat Arbeitszeit und Rückfragen. Prüfen Sie, ob der Export automatisiert läuft oder manuell angestoßen werden muss, und lassen Sie ihn vor Vertragsschluss einmal von Ihrer Steuerberatung ansehen.
Gesetzliche Pflichten im Handel
Die steuerlichen Anforderungen an Kassen gelten unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Die folgende Übersicht gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Technische Sicherheitseinrichtung
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nach Paragraf 146a Abgabenordnung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle und signiert jeden Vorgang unveränderbar. Zulässig sind Hardwarelösungen als Steckmodul und Cloudlösungen. Zertifikate laufen ab und müssen rechtzeitig erneuert werden, das gehört in die Verantwortung des Betriebs und nicht des Anbieters.
Belegausgabepflicht
Seit dem 1. Januar 2020 ist bei jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zu erstellen und dem Kunden anzubieten. Eine Mitnahmepflicht besteht nicht. Ein elektronischer Beleg ist zulässig, sofern der Kunde zustimmt. Eine Befreiung kommt nur auf Antrag und bei nachgewiesener Härte in Betracht.
Meldepflicht über ELSTER
Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme nach Paragraf 146a Absatz 4 Abgabenordnung dem Finanzamt mitzuteilen. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, endete die Frist am 31. Juli 2025. Seither gilt eine Frist von einem Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Gemeldet werden Art und Zahl der Systeme sowie die Seriennummern, je Betriebsstätte gesammelt.
GoBD und Datenzugriff
Alle Einzelaufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, unveränderbar und jederzeit lesbar. Bei einer Kassennachschau nach Paragraf 146b Abgabenordnung verlangt die Finanzverwaltung den Export im Format DSFinV-K. Ein System, das diesen Export nicht liefert, ist praktisch nicht prüfungsfest. Lassen Sie sich den Export vor Vertragsschluss einmal zeigen.
Elektronische Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt. Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise bleibt es bei der bisherigen Regelung, weshalb der klassische Kassenbon davon zunächst nicht betroffen ist.
Anbieter im Handel im Überblick
Die folgenden Anbieter sind im deutschen Markt verbreitet und decken den Bedarf eines Handelsbetriebs ab. Die Reihenfolge ist alphabetisch und stellt keine Rangfolge dar. Es handelt sich um eine Einordnung nach Eignungskriterien, nicht um eine Bewertung.
Eine Nennung an dieser Stelle bedeutet nicht, dass der Anbieter über ServiceSelector vermittelt wird. Welche Anbieter aktuell als Partner angebunden sind, zeigt der Anbietervergleich. Die Angaben stammen aus Anbieterveröffentlichungen und öffentlichen Quellen mit Stand September 2026.
Lightspeed
International aufgestellter Anbieter mit getrennten Produktlinien für Handel und Gastronomie und offener API. Firmensitz ist Montreal, Kanada.
Geeignet, wenn
- Mehrere Standorte über eine zentrale Warenwirtschaft und ein gemeinsames Reporting geführt werden sollen
- Kasse und Onlineshop verbunden werden sollen
- Eigene Systeme über eine dokumentierte API angebunden werden sollen
- Ihr Betrieb ohnehin auf Apple-Geräte setzt
Weniger geeignet, wenn
- Ein sehr kleiner Einzelbetrieb eine günstige Basiskasse sucht
- Kurzfristige Kündbarkeit gefragt ist, der Jahresvertrag verlängert sich automatisch mit 90 Tagen Frist
- Feste Hardwarepreise und Modellangaben vor der Entscheidung gebraucht werden
- Ein deutscher Serverstandort vertraglich gefordert wird
LocaFox
Deutscher Anbieter mit eigenen Android-Geräten, Self-Checkout und wahlweise Hardware- oder Cloud-TSE. Firmensitz ist Bielefeld.
Geeignet, wenn
- Selbstbedienungskassen Teil des Konzepts sind
- Bargeldannahme an der Selbstbedienungskasse gebraucht wird
- Kurze Vertragsbindung wichtig ist, der Anbieter gibt monatliche Kündbarkeit an
- Ein großer stationärer Kassenarbeitsplatz gewünscht ist
Weniger geeignet, wenn
- Ein Restaurant mit voller Tischverwaltung ausgestattet werden soll
- Die Gesamtkosten inklusive Kartenzahlung vorab kalkuliert werden sollen
- Die Kosten für Self-Checkout entscheidungsrelevant sind
- Belastbare Angaben zu Unternehmensgröße und Kundenbasis erwartet werden
REA Card
Hersteller mit eigener Fertigung in Deutschland, Terminal, Kasse und Zahlungsabwicklung aus einer Hand. Firmensitz ist Mühltal.
Geeignet, wenn
- Terminal, Kasse, Software und Zahlungsabwicklung von einem Anbieter mit eigener Fertigung in Deutschland kommen sollen
- Ihr Betrieb Support auch abends und am Wochenende braucht
- Eine lange Mietbindung gegen eine niedrige Monatsrate akzeptabel ist
- Ihr Betrieb in einer der vorkonfigurierten Branchen liegt, etwa Bäckerei, Metzgerei, Friseur oder Kiosk
Weniger geeignet, wenn
- Kurze Kündigungsfristen oder monatlich kündbare Verträge gefordert sind
- Eine offene, dokumentierte API für eigene Anbindungen benötigt wird
- Ein vorab veröffentlichtes Preisverzeichnis mit Disagien je Kartenart verlangt wird
- Ein internationaler Rollout oder Mehrländerbetrieb geplant ist
ready2order
Cloudkasse für kleine Betriebe mit vollständig veröffentlichter Preisliste und offener Schnittstelle. Firmensitz ist Wien.
Geeignet, wenn
- Preistransparenz vor dem Erstgespräch wichtig ist
- Ein kleiner Gastronomiebetrieb oder ein Einzelstandort im Handel ausgestattet werden soll
- Eine eigene Anbindung an Fremdsoftware über eine offene API geplant ist
- Die Kartenzahlung zu einem festen, offen genannten Satz abgerechnet werden soll
Weniger geeignet, wenn
- Mehrere Filialen zentral gesteuert werden sollen
- Ein Küchendisplaysystem oder Self-Ordering per Gäste-App gebraucht wird
- Self-Checkout-Terminals Teil des Konzepts sind
- Eine Rezeptur- oder Zutatenverwaltung für die Kalkulation benötigt wird
Tillhub
Cloudkasse auf iPad oder Android mit Kartenzahlung über die Konzernmutter Unzer und Cloud-TSE von fiskaly. Firmensitz ist Berlin.
Geeignet, wenn
- Kartenzahlung und Kassensystem sollen aus einer Hand kommen
- Mehrere Filialen oder ein Franchise-Netz werden zentral gesteuert
- Der Einsatz ist mobil, etwa bei Pop-up, Marktstand oder Dienstleistung vor Ort
- Umfangreiche Auswertungen mit Export sind wichtig
Weniger geeignet, wenn
- Sie Preistransparenz vor dem Erstkontakt erwarten
- Laufzeit, Kündigungsfrist und Einrichtungsgebühr vorab schriftlich feststehen sollen
- Eine dokumentierte offene API für eigene Anbindungen Voraussetzung ist
- Ihr Betrieb längere Offlinephasen sicher überbrücken muss
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Die Systeme im direkten Vergleich
Zwei Wege, die sich deutlich unterscheiden
Welcher passt, hängt von Fläche, Frequenz und Ablauf im Betrieb ab.
Zum Ansehen seitlich wischenDie Tabelle fasst die technischen Eckpunkte zusammen, die in der Auswahl am häufigsten den Ausschlag geben. Der Eintrag nicht dokumentiert bedeutet, dass der Anbieter dazu keine öffentliche Angabe macht. Er bedeutet nicht, dass die Funktion fehlt. Fragen Sie solche Punkte im Gespräch gezielt ab und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
| Merkmal | Lightspeed | LocaFox | REA Card | ready2order | Tillhub |
|---|---|---|---|---|---|
| Cloudbetrieb | ja | ja | teils, Cloud-Dienste erst in der höchsten Stufe | ja | ja |
| Offlinebetrieb | ja, mit automatischer Synchronisation | teils | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | teils |
| TSE integriert | ja, als Cloud-TSE | ja, Hardware oder Cloud | teils, getrennt bepreist | teils, kostenpflichtiges Zusatzpaket | ja, als Cloud-TSE |
| Serverstandort Deutschland | nicht dokumentiert | ja | nicht dokumentiert | ja | ja |
| DATEV-Export | ja, täglich automatisiert | ja | ja | ja | ja |
| Mehrfilialfähig | ja | ja | nicht dokumentiert | nicht dokumentiert | ja |
| Offene API dokumentiert | ja | ja | nicht dokumentiert | ja | nicht dokumentiert |
Stand der Angaben September 2026, Quelle sind Anbieterveröffentlichungen und öffentliche Vergleichsportale.
Was ein Kassensystem wirklich kostet
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Die Anschaffung ist nur ein Teil. Die laufenden Posten entscheiden über die Gesamtkosten.
Zum Ansehen seitlich wischenDer Monatspreis der Software ist nur ein Teil der Rechnung. Wer Angebote vergleichen will, sollte alle Posten über die geplante Laufzeit zusammenrechnen. Die folgenden Positionen werden am häufigsten übersehen.
- Lizenz je Kasse und je Standort, häufig gestaffelt nach Funktionsumfang
- Technische Sicherheitseinrichtung, je nach Anbieter einmalig oder als laufende Gebühr
- Hardware wie Kasse, Bondrucker, Geldlade, Scanner und Kartenterminal, gekauft oder gemietet
- Entgelte für die Kartenzahlung, meist als Prozentsatz des Umsatzes zuzüglich fester Beträge je Transaktion
- Einrichtung, Datenimport und Schulung, teils enthalten und teils gesondert berechnet
- Zusatzmodule für Warenwirtschaft, Onlineshop, Zeiterfassung oder Kundenbindung
- Support außerhalb der Geschäftszeiten, gelegentlich nur im höchsten Paket enthalten
Achten Sie zusätzlich auf Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist. Ein niedriger Monatspreis bei 48 Monaten Bindung ist in der Summe oft teurer als ein höherer Preis mit monatlicher Kündbarkeit. Verlangen Sie vor Unterschrift eine Aufstellung aller Positionen und die Angabe, was bei einem Wechsel mit Ihren Daten geschieht.
In fünf Schritten zum passenden System
Die Auswahl gelingt zuverlässiger, wenn sie vom Betrieb ausgeht und nicht vom Produkt.
- Bedarf festhalten. Zahl der Kassen, Artikel, Standorte, Mitarbeitenden und die Zahlungsarten, die Sie annehmen. Ohne diese Zahlen ist jedes Angebot unvergleichbar.
- Ausschlusskriterien bestimmen. Meist sind es zwei oder drei Punkte, etwa Offlinebetrieb, Filialsteuerung oder eine offene Schnittstelle. Alles, was diese Punkte nicht erfüllt, fällt sofort heraus.
- Angebote einholen und vereinheitlichen. Rechnen Sie jedes Angebot auf denselben Zeitraum und denselben Leistungsumfang um, inklusive TSE und Kartenzahlung.
- Vorführung im eigenen Ablauf. Lassen Sie einen typischen Vorgang aus Ihrem Betrieb durchspielen, nicht die Standarddemo des Anbieters. Fragen Sie dabei nach dem DSFinV-K-Export.
- Vertrag prüfen. Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisanpassung, Datenherausgabe bei Vertragsende und Reaktionszeiten im Support gehören schriftlich festgehalten.
Fazit
Ein Kassensystem im Handel wird nicht nach der längsten Funktionsliste ausgewählt, sondern nach den wenigen Punkten, die im Alltag täglich getroffen werden. Klare Ausschlusskriterien, eine vollständige Kostenrechnung über die Laufzeit und eine Vorführung am eigenen Ablauf führen schneller zu einer belastbaren Entscheidung als jede Rangliste.
Die hier genannten Anbieter decken unterschiedliche Betriebsgrößen und Betriebsformen ab. Welcher davon zu Ihren Betrieb passt, lässt sich erst beantworten, wenn Bedarf und Ausschlusskriterien feststehen.
Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Häufige Fragen
Der Schwerpunkt. Handelssysteme sind auf Artikelstammdaten, Varianten, Bestand und Inventur ausgelegt, Gastrosysteme auf Tischverwaltung und Küchensteuerung. Anbieter mit getrennten Produktlinien bilden beides ab, universelle Systeme meist nur eines von beidem gut.
Nicht zwingend. Für kleine Sortimente reicht die Bestandsführung der Kasse. Ab einigen tausend Artikeln, mehreren Lieferanten oder mehreren Kanälen ist eine eigene Warenwirtschaft mit dokumentierter Schnittstelle der stabilere Weg.
Zehn Jahre, unveränderbar und maschinell auswertbar. Dazu gehören Einzelaufzeichnungen, Stammdatenänderungen und die Verfahrensdokumentation. Klären Sie vor Vertragsschluss, wie Sie im Fall einer Kündigung an Ihre Daten kommen.
Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme legt fest, in welchem Format Kassendaten für eine Prüfung bereitzustellen sind. Ein System ohne diesen Export ist in der Prüfung praktisch nicht verwendbar.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Mitteilungspflicht nach Paragraf 146a Absatz 4 Abgabenordnung. Für Systeme vor dem 1. Juli 2025 endete die Frist am 31. Juli 2025, seither gilt ein Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.
Rechnen Sie jedes Angebot auf denselben Zeitraum und denselben Leistungsumfang um, inklusive TSE, Hardware, Kartenzahlungsentgelten und Support. Der Einstiegspreis sagt über die Gesamtkosten wenig aus.
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