Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Ihr Kassensystem ordnungsgemäß und fristgerecht an das Finanzamt zu melden. Diese Meldung an das Finanzamt erfolgt seit 2022 nach dem Kassengesetz (KassenSichV) ausschließlich elektronisch über das ELSTER-Portal. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Meldung an das Finanzamt über das ELSTER-Portal korrekt durchführen, welche wichtigen Fristen gelten und wie Sie mögliche Fehler vermeiden. So sorgen Sie für eine rechtssichere Anmeldung und erfüllen alle steuerlichen Verpflichtungen Ihrer Kasse. Wenn Sie noch ein passendes System suchen, hilft unser Kassensystem Vergleich bei der Auswahl.
Warum ist die Meldung an das Finanzamt notwendig?
Mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die seit 2020 in Deutschland gültig ist, wurde klar geregelt, dass elektronische Kassensysteme nicht nur eine technische Sicherheitseinrichtung besitzen müssen, sondern auch vom Finanzamt registriert werden müssen. Diese Registrierung sorgt dafür, dass die Finanzbehörden jederzeit nachvollziehen können, ob die Kasse korrekt arbeitet und keine Daten manipuliert werden.
Die Meldung dient somit der Transparenz und soll Steuerbetrug verhindern. Fehlt die Registrierung, kann dies Bußgelder und Steuernachzahlungen nach sich ziehen.
Schritt-für-Schritt: So melden Sie Ihr Kassensystem an das Finanzamt über ELSTER
Die Anmeldung Ihres Kassensystems erfolgt online im ELSTER-Portal, dem offiziellen Steuer-Onlineportal der deutschen Finanzverwaltung. Hier die wichtigsten Schritte im Überblick:
- Schritt 1: Registrierung bei ELSTER. Falls Sie noch kein Nutzerkonto besitzen, registrieren Sie sich unter www.elster.de und richten Sie Ihr persönliches Benutzerkonto ein.
- Schritt 2: Ausfüllen des Formulars „Meldung nach § 146a AO“. Innerhalb des Portals finden Sie das offizielle Formular zur Anmeldung Ihres Kassensystems. Dieses erfordert Angaben zur Art des Systems, Seriennummer, Standort und zum Betreiber.
- Schritt 3: Hochladen der bescheinigten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Die TSE ist ein Pflichtbestandteil der elektronischen Kasse und muss zertifiziert sein.
- Schritt 4: Überprüfung und Absenden der Meldung. Kontrollieren Sie alle Angaben sorgfältig und senden Sie die Meldung elektronisch ans Finanzamt.
- Schritt 5: Empfangsbestätigung speichern. Nach der Übermittlung erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie für Ihre Unterlagen archivieren sollten.
Wichtige Fristen und Pflichten bei der Anmeldung
Seit dem Jahr 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme (inkl. POS/Kassen mit TSE) elektronisch über das ELSTER-Portal gemeldet werden.
Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, galt eine Übergangsfrist bis spätestens zum 31. Juli 2025.
Neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme ab dem 1. Juli 2025 sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme bzw. Außerbetriebnahme elektronisch zu melden.
Fehlende oder verspätete Meldungen können mit Bußgeldern bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Zudem drohen im Falle eines Kassen-Sonderprüfungsverfahrens höhere Steuernachzahlungen, wenn keine ordnungsgemäße Registrierung vorliegt.
Kassensystem beim Finanzamt melden: Wer ist betroffen?
Die Meldungspflicht betrifft alle Unternehmer, die eine elektronische Kasse mit elektronischer Aufzeichnungsfunktion betreiben:
- Einzelhandelsgeschäfte
- Gastronomie- und Hotelbetriebe
- Dienstleister mit elektronischer Registrierkasse
- Onlineshops mit kompatiblen Kassensystemen
Analoge oder rein manuelle Kassensysteme ohne digitale Aufzeichnungsfunktion sind nicht meldepflichtig, unterliegen aber anderen steuerlichen Aufzeichnungspflichten.
Weitere wichtige Hinweise
Damit die Meldung reibungslos gelingt, sind folgende Hinweise wichtig:
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Diese Komponente zeichnet alle steuerrelevanten Daten fälschungssicher auf und ist Voraussetzung für die Meldung. Bei der Wahl des richtigen Systems können Ihnen spezialisierte Kassensystem-Anbieter weiterhelfen.
- Seriennummer des Kassensystems: Jede Kasse besitzt eine eindeutige ID, die bei der Anmeldung angegeben werden muss.
- Systemtyp: Ob POS (Point of Sale) System, ERP-basiertes Kassensystem oder reine Registrierkasse – die technischen Details fließen in die Anmeldung ein.
- Mehrere Standorte: Falls Sie mehrere Filialen betreiben, sind für jede Kasse separate Meldungen erforderlich.
Fazit: Jetzt Kassensystem an das Finanzamt über ELSTER melden
Die Meldung des Kassensystems an das Finanzamt über ELSTER ist Pflicht für alle Unternehmer mit elektronischer Kasse. Mit der sorgfältigen Einhaltung der Fristen und korrekten Angaben gewährleisten Sie die Rechtssicherheit Ihrer Betriebsführung und vermeiden hohe Strafen. Nutzen Sie das ELSTER-Portal zur schnellen und unkomplizierten Anmeldung. So schaffen Sie klare Transparenz gegenüber den Finanzbehörden. Vor der Anmeldung lohnt sich ein Blick in unseren Kassensystem-Vergleich, um das passende System zu finden.
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Häufige Fragen zur Meldung des Kassensystems an Finanzamt
Die reine Registrierung bei ELSTER kann je nach Nutzertyp wenige Minuten bis mehrere Tage in Anspruch nehmen, da eine legitimierende Aktivierung per Briefpost erfolgt. Die tatsächliche Kassensystemmeldung ist hingegen in 15 bis 30 Minuten erledigt, wenn alle vorbereiteten Angaben vorliegen.
Nein, eine Registrierung ist nur bei der erstmaligen Inbetriebnahme oder dem Austausch der TSE erforderlich. Updates der Kassensoftware ohne Änderung der TSE müssen nicht erneut gemeldet werden.
Bei Verstoß gegen die Meldepflicht können Bußgelder bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Darüber hinaus riskiert der Unternehmer Betriebsprüfungen mit entsprechenden Nachforderungen und Zwangsmaßnahmen.
Nein. Seit dem 1. Januar 2022 gilt die Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Kassensystemmeldung über das ELSTER-Portal. Papierformulare werden nicht mehr akzeptiert.
Das ELSTER-Portal bietet eine ausführliche Hilfefunktion sowie einen Support-Service. Darüber hinaus stehen spezialisierte Dienstleister und Softwareanbieter mit Leitfäden und Tutorials zur Verfügung.
