DSGVO-konforme Kasse führen: Rechtssichere Kassensysteme für KMU

Eine DSGVO-konforme Kasse zu führen, ist für Unternehmen in Deutschland heute unerlässlich. Sie verbindet die Anforderungen des Datenschutzes mit den strengen Vorgaben des Kassengesetzes und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Wer ein Kassensystem nutzt, muss nicht nur die steuerlichen und manipulationssicheren Vorgaben erfüllen, sondern auch die Datenschutzbestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassensystem datenschutzkonform und gesetzesgemäß einsetzen sowie welche rechtlichen und praktischen Aspekte Sie dabei beachten müssen.

Warum ist ein DSGVO konformes Kassensystem wichtig?

Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten. Kassendaten enthalten häufig personenbezogene Informationen, etwa bei Kartenzahlungen, Kundenkarten oder Bon-Ausdrucken mit Kundeninformationen. Ein DSGVO-konformes Kassensystem schützt diese sensiblen Daten vor Missbrauch und gewährleistet gleichzeitig die rechtliche Absicherung Ihres Unternehmens.

Fehlt die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen, drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern. Daher muss Ihr Kassensystem Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten, z. B. durch verschlüsselte Speicherung, Zugriffsbeschränkungen und aussagekräftige Dokumentationen.

Anforderungen an ein DSGVO-konformes Kassensystem

Ein gesetzes- und zugleich DSGVO-konformes Kassensystem muss eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Diese lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:

• Datensicherheit: Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch Verschlüsselung, sichere Backup-Systeme, regelmäßige Updates.
• Transparenz & Datenminimierung: Nur erforderliche personenbezogene Daten dürfen verarbeitet werden, Kunden sollen nachvollziehen können, welche Daten erfasst werden.
• Revisionssicherheit: Belege müssen manipulationssicher gespeichert und unverlierbar archiviert werden (siehe Kassensystem GoBD-konform).
• Technische Sicherheitseinrichtungen (TSE): Die Kasse muss eine zertifizierte TSE zur Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle nutzen.
• Zugriffskontrolle und Berechtigungen: Nur autorisierte Personen dürfen Daten ändern oder einsehen.
• Dokumentation: Alle Prozesse zur Datenverarbeitung müssen dokumentiert werden – auch der Datenschutzbeauftragte muss eingebunden werden.

Rechtliche Schritte zur Umsetzung der DSGVO bei Kassensystemen

Die Umsetzung der DSGVO in Verbindung mit dem neuen Kassengesetz (KassenSichV) erfordert konkrete Maßnahmen:

1. Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen: Analysieren Sie, welche personenbezogenen Daten Ihr Kassensystem verarbeitet und bewerten Sie mögliche Risiken.
2. Kassensoftware-Anbieter prüfen: Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter die DSGVO berücksichtigt und eine TSE anbietet.
3. Datenschutzvereinbarungen abschließen: Schließen Sie mit den Anbietern und Dienstleistern verbindliche Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) ab.
4. Mitarbeiterschulungen: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter detailliert über den Umgang mit Kundendaten und Kassendaten.
5. Datenschutz und IT-Sicherheit dokumentieren: Erstellen Sie ein betriebliches Datenschutzkonzept und dokumentieren Sie alle relevanten Prozesse und Änderungen.

Praktische Aspekte bei der Integration eines DSGVO konformen Kassensystems

Neben den rechtlichen Anforderungen spielen praktische Gesichtspunkte eine große Rolle bei der Wahl und Nutzung eines Kassensystems:

• Einfachheit und Bedienbarkeit: Ein komplexes System erhöht das Risiko für Fehler und Datenschutzverletzungen.
• Automatisierte Datensicherungen: Sorgen Sie für regelmäßige Backups, idealerweise verschlüsselt und mit Offline-Speicherung.
• Bon-Ausgabe und Kundeninformation: Informieren Sie Ihre Kunden transparent über die Datenverarbeitung, z. B. durch Hinweise auf dem Bon oder der Webseite.
• Zugriffsverwaltung umsetzen: Definieren Sie Benutzerrollen und sorgen Sie für klare Passwort- und Zugriffsregeln.
• Kassensystem Updates Pflichten: Halten Sie die Kassensoftware und TSE stets auf dem aktuellen Stand, um Sicherheitslücken zu schließen.

GoBD und KassenSichV als Pflichtpartner zur DSGVO

Selbstverständlich müssen Sie bei Ihrem Kassensystem auch die GoBD-Vorgaben und die technische Sicherheitseinrichtung nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) einhalten. Die GoBD regeln die formalen Anforderungen an die elektronische Buchführung und Datenspeicherung sowie die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle.

Die KassenSichV schreibt vor, dass elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen, die alle Buchungen fälschungssicher aufzeichnet und somit Manipulationen ausschließt.

Nur durch die Kombination von DSGVO-konformen Datenschutzmaßnahmen mit der Einhaltung von GoBD und KassenSichV entsteht ein gesetzeskonformes und zugleich datenschutzfreundliches Kassensystem.

Fazit

Ein DSGVO konformes Kassensystem schützt nicht nur vor Bußgeldern und rechtlichen Problemen, sondern schafft auch Vertrauen bei Ihren Kunden und Partnern. Sie müssen darauf achten, dass Ihr Kassensystem sowohl den Datenschutzvorgaben als auch den Anforderungen der GoBD und der KassenSichV entspricht. Die Wahl des richtigen Systems und eine professionelle Beratung sind dabei entscheidend.

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FAQs zum Thema DSGVO-konforme Kasse

Was bedeutet DSGVO-konform Kasse führen konkret?

Es bedeutet, die personenbezogenen Daten, die bei Kassiervorgängen anfallen, datenschutzgerecht zu verarbeiten, zu speichern und zu sichern. Dazu gehört die Verschlüsselung sensibler Daten, die Zutrittskontrolle zu Kassendaten und eine transparente Information der Kunden sowie die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen an Kassenaufzeichnungen.

Welche personenbezogenen Daten sind bei Kassendaten betroffen?

Dazu zählen zum Beispiel Kundennamen, Adressen bei Lieferungen, Zahlungsdaten, Kundenkarteninformationen oder E-Mail-Adressen. Die Verarbeitung dieser Daten muss nach der DSGVO gerechtfertigt und geschützt sein.

Welche Strafen drohen, wenn die DSGVO beim Kassensystem nicht eingehalten wird?

Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes sind möglich. Zusätzlich drohen Betriebsprüfungen, Reputationsverluste und weitere rechtliche Konsequenzen.

Wie finde ich einen passenden Anbieter für ein DSGVO-konformes Kassensystem?

Achten Sie auf Zertifizierungen wie eine zertifizierte TSE, auf den Datenschutzstatus des Anbieters und auf positive Bewertungen im Bereich Datenschutz und Steuerrecht. Ein unabhängiger Vergleich über ServiceSelector erleichtert diesen Prozess für KMU erheblich.

Muss ich als Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten ernennen?

Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens und der Art der Datenverarbeitung ab. Bei umfangreicher Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten notwendig. Das gilt häufig ab 20 Mitarbeitern im Bereich der Verarbeitung oder bei speziellen Datenarten.