Bonpflicht: Was Sie als Unternehmer in Deutschland jetzt wissen müssen

Seit 2020 gilt in Deutschland die Bonpflicht. Diese betrifft alle Unternehmen, die Kassensysteme einsetzen. Sie verpflichtet dazu, bei jedem Verkauf einen Beleg, den sogenannten Kassenbon, auszugeben oder auf Verlangen zu übermitteln. Doch was genau bedeutet die Bonpflicht für Ihr Unternehmen? Welche gesetzlichen Grundlagen stecken dahinter? Und wie setzen Sie die Vorgaben effizient um? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wesentliche zur Bonpflicht, deren rechtliche Basis und praktischen Umsetzung. So sind Sie bestens vorbereitet und vermeiden Risiken bei Betriebsprüfungen.

Was ist die Bonpflicht?

Die Bonpflicht beschreibt die gesetzliche Anforderung, bei jedem Kassenvorgang einen Beleg auszugeben. Dieser Kassenbon dokumentiert die Transaktion transparent und nachvollziehbar für Kundinnen, Kunden und Behörden. Ursprünglich sollte die Bonpflicht vor Manipulationen schützen, die Steuergerechtigkeit fördern und das Vertrauen in elektronische Kassensysteme stärken. Sie gilt für alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen unter Einsatz eines elektronischen Kassensystems verkaufen, etwa Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleister oder Handwerk.

Bonpflicht Gesetz: Rechtliche Grundlagen und Pflichten

Die gesetzliche Grundlage der Bonpflicht ist im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (kurz: KassenSichV) festgeschrieben, das am 1. Januar 2020 in Kraft trat. Es ergänzt die seit langem geltenden Aufzeichnungspflichten im Steuerrecht und schreibt vor:

• Jeder erzielte Umsatz muss durch einen Kassenzettel dokumentiert werden.
• Der Kassenbon ist dem Kunden unmittelbar bei der Bezahlung anzubieten oder auszuhändigen.
• Das Kassensystem muss manipulationssicher sein, unter anderem durch technische Sicherheitseinrichtungen (TSE).

Verstöße gegen die Bonpflicht gelten als Ordnungswidrigkeiten und können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Außerdem riskieren Unternehmer bei Betriebsprüfungen Umsatzsteuer-Nachzahlungen und strafrechtliche Konsequenzen.

Bonpflicht Deutschland: Wer ist betroffen?

Die Bonpflicht gilt grundsätzlich bundesweit für alle Unternehmen mit einem elektronischen Kassensystem. Das sind:

• Einzelhandel mit stationären Läden
• Gastronomie und Hotelgewerbe
• Dienstleister mit Kassentätigkeit (z. B. Friseure)
• Handwerksbetriebe, die direkt an Endkunden verkaufen

Ausnahmen gibt es nur in Ausnahmefällen, etwa bei reinen Zahlungen ohne Warenabgabe oder bei geringfügigen Umsätzen, die barcodefreie Kassenbon-Ausgaben vermeiden. Grundsätzlich müssen Sie jedoch für jeden Vorgang einen Bon anbieten.

Praktische Umsetzung der Bonpflicht im Unternehmen

Um die Bonpflicht effizient umzusetzen, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Technische Ausstattung: Nutzen Sie ein zertifiziertes, elektronisches Kassensystem mit TSE-Modul.
2. Bon-Drucker oder digitale Ausgabe: Statten Sie Ihr Kassensystem mit einem Bondrucker aus oder bieten Sie digitale Belege per E-Mail oder SMS an.
3. Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um Kunden bei der Bon-Ausgabe korrekt zu informieren und mögliche Fragen zu beantworten.
4. Dokumentation und Archivierung: Speichern Sie alle Belege für mindestens 10 Jahre digital oder physisch, um bei Steuerprüfungen verfügbaren Nachweis zu haben.

Bonpflicht und Umweltschutz: Nachhaltigkeit berücksichtigen

Dass bei jedem Kauf ein Bon gedruckt werden muss, bedeutet auch eine erhöhte Belastung für Umwelt und Ressourcen. Viele Unternehmen nutzen deshalb umweltfreundliches Thermopapier mit Bluemangel- oder FSC-Zertifizierung. Außerdem ist es sinnvoll, Kunden digital einen Bon anzubieten, um Papier zu sparen. Einige Kassensysteme ermöglichen es Kunden, den Beleg per E-Mail oder App zu erhalten, komfortabel und umweltbewusst zugleich.

Bonpflicht: So finden Sie das passende Kassensystem

Damit Sie die Bonpflicht rechtskonform erfüllen, empfiehlt sich die Auswahl einer geprüften und zertifizierten Kassensoftware mit integriertem TSE. Die großen Anbieter bieten zudem Funktionen zur digitalen Bon-Ausgabe und revisionssichere Archivierung an. Vergleichen Sie daher verschiedene Anbieter unabhängig und fordern Sie Angebote an, die genau zu Ihren Anforderungen passen. Auf ServiceSelector helfen wir Ihnen dabei, schnell den optimalen Partner für Ihr Unternehmen zu finden und Kosten sowie Risiken zu minimieren.

Fazit

Die Bonpflicht ist für alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen in Deutschland verbindlich und zwingend umzusetzen. Sie fördert Transparenz und Steuerrechtssicherheit, erfordert aber eine technisch und organisatorisch passende Lösung. Nutzen Sie zertifizierte Systeme und digitale Belegtechnologien, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten und gleichzeitig Umweltaspekte zu berücksichtigen. Mit der richtigen Vorbereitung vermeiden Sie rechtliche Probleme und optimieren Ihre Geschäftsprozesse.

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Was ist die Bonpflicht?

Die Bonpflicht schreibt vor, bei jedem Einzelverkauf einen Beleg auszugeben, der den Kauf dokumentiert.

Seit wann gilt die Bonpflicht in Deutschland?

Seit dem 1. Januar 2020 ist die Bonpflicht gesetzlich verankert.

Muss der Kunde den Bon immer mitnehmen?

Der Bon muss dem Kunden angeboten oder auf Wunsch digital übermittelt werden, eine Mitnahmepflicht besteht jedoch nicht zwingend.

Welche Alternativen gibt es zum gedruckten Bon?

Digitale Bons per E-Mail, SMS oder Apps sind zulässig, solange die Dokumentation vollständig erfolgt.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Bonpflicht?

Bußgelder und Betriebsprüfungen mit möglichen Steuernachzahlungen sind die Folge bei Nichteinhaltung.