Ein Kassensystem GoBD-konform zu betreiben, ist für viele kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland heute unverzichtbar. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, legen fest, wie digitale Kassensysteme gestaltet sein müssen, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein GoBD-konformes Kassensystem ausmacht, welche Pflichten Unternehmer haben und wie Sie mit der richtigen Lösung rechtssicher arbeiten. Weitere Informationen und Anbieterübersichten finden Sie auf ServiceSelector.
Was bedeutet „GoBD-konform“ bei einem Kassensystem?
Die GoBD sind Richtlinien des Bundesfinanzministeriums, die verbindliche Vorgaben für die digitale Buchführung machen. Für Kassensysteme heißt das konkret: Jede Kassenbewegung, jeder Beleg und jede Buchung muss vollständig, korrekt, nachvollziehbar und unveränderbar aufgezeichnet und über eine festgelegte Aufbewahrungsfrist hinweg gesichert sein. Ein GoBD-konformes Kassensystem erfüllt diese Kriterien und unterstützt Unternehmen dabei, den Anforderungen des Finanzamts jederzeit gerecht zu werden.
Die Einhaltung der GoBD ist verpflichtend, da bei Verstößen empfindliche Strafen, Nachzahlungen oder sogar Strafverfahren drohen können. Insbesondere bei Kassen mit digitalen Aufzeichnungen rückt dieser Punkt in den Fokus der Betriebsprüfungen.
Was macht ein Kassensystem GoBD-konform?
Ein Kassensystem wird GoBD-konform, wenn es folgende zentrale Anforderungen erfüllt:
- Manipulationssicherheit: Die Software muss sicherstellen, dass keine nachträglichen Änderungen an Buchungen möglich sind, ohne die Änderungen zu protokollieren.
- Unveränderbarkeit der Daten: Verkaufsdaten, Belege und Buchungssätze werden revisionssicher gespeichert und sind unveränderbar.
- Belegausgabe und -aufbewahrung: Jede Transaktion erzeugt einen Beleg, der für den Kunden ausgedruckt oder digital bereitgestellt wird. Ebenso muss eine digitale Archivierung der Belege für mindestens zehn Jahre erfolgen.
- Verfahrensdokumentation: Das Kassensystem verfügt über eine vollständig dokumentierte Verfahrensweise, die nachvollziehbar aufzeigt, wie die Datenverarbeitung erfolgt.
- Chronologische, lückenlose Aufzeichnung: Alle Vorgänge werden zeitlich gestempelt und in der richtigen Reihenfolge gespeichert.
- Sicherheits- und Änderungskontrollen: Jede Veränderung der Kassendaten wird protokolliert und dokumentiert.
Darüber hinaus müssen Kassensysteme vor Manipulationen gegen Internetsicherheit oder eingebaute TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) geschützt sein. Seit 2020 schreibt das Gesetz für nahezu alle elektronischen Kassen die Verwendung einer zertifizierten TSE vor. Dies ist ein wesentlicher Baustein der GoBD-Konformität.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Herzstück der GoBD-Konformität
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) geprüfte Komponente, die Kassendaten manipulationssicher verschlüsselt und speichert. Sie sorgt dafür, dass Kassenbelege jederzeit nachvollziehbar bleiben und revisionssicher archiviert werden. Die TSE umfasst drei Module:
- Das Sicherheitsmodul: Generiert digitale Signaturen für jeden Kassenbeleg.
- Das Speichermodul: Bewahrt die signierten Daten unveränderbar auf.
- Die Schnittstelle: Ermöglicht den Zugriff auf die gespeicherten Daten durch Prüfer.
Nur mit einer integrierten TSE gilt das Kassensystem als vollständig GoBD-konform. Falls Sie noch mit einer elektronischen Kasse ohne TSE arbeiten, drohen Ihnen seit dem Jahr 2023 empfindliche Sanktionen.
Pflichten und Anforderungen an Unternehmen bei GoBD-konformen Kassensystemen
Neben der technischen Ausstattung bringt die GoBD weitere Pflichten für Unternehmer mit sich:
- Verfahrensdokumentation pflegen: Sie müssen eine Dokumentation erstellen, die den Kassiervorgang, die eingesetzte Hardware und Software sowie Prozesse rund um Belegdruck und Datensicherung beschreibt.
- Regelmäßige Datensicherung: Alle Kassenaufzeichnungen müssen regelmäßig und sicher gespeichert werden.
- Aufbewahrungspflichten beachten: Kassen- und Belegdaten müssen mindestens zehn Jahre archiviert werden, um bei einer Steuerprüfung vorgelegt zu werden.
- Belege ausgeben: Jeder Kunde hat Anspruch auf einen Beleg. Die Belege sind chronologisch, vollständig und fehlerfrei zu erstellen.
- Kassensturz und Kassenjournal führen: Das Kassenbuch und das Kassenjournal sind täglich zu führen und auf Verlangen vorzuzeigen.
Mit einem GoBD-konformen Kassensystem entlasten Sie sich erheblich bei der Einhaltung dieser Vorgaben, da viele Prozesse automatisiert und revisionssicher umgesetzt werden.
GoBD-konforme Kassensysteme: Vorteile für Ihr Unternehmen
Der Einsatz eines GoBD-konformen Kassensystems bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Rechtssicherheit: Sie minimieren das Risiko von Beanstandungen und Nachzahlungen durch Finanzbehörden.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Dokumentation und digitale Archivierung sparen Zeit und reduzieren manuelle Fehler.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Jede Transaktion ist jederzeit prüfbar, was die Buchhaltung und Steuerprüfung erleichtert.
- Modernisierung: Viele Systeme bieten zusätzliche Funktionen wie Warenwirtschaft, Kundenmanagement oder Online-Anbindung.
- Kundenzufriedenheit: Durch digitale Belege und flexible Zahlungsabwicklung bieten Sie Ihren Kunden modernen Service.
Wie finde ich das richtige GoBD-konforme Kassensystem für mein Unternehmen?
Bei der Auswahl eines passenden Kassensystems sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:
| Kriterium | Beschreibung |
|---|---|
| GoBD- & TSE-Zertifizierung | Prüfen Sie, ob das System zertifiziert ist und eine TSE eingebaut hat. |
| Branchenrelevanz | Wählen Sie ein System, das auf Ihre Branche zugeschnitten ist (z. B. Handel, Gastronomie, Dienstleistung). |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Bedienoberfläche erleichtert die tägliche Nutzung und Einarbeitung. |
| Integrationsfähigkeit | Kompatibilität mit Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaft und Online-Plattformen. |
| Kunden- & Serviceangebot | Support, Schulungen und regelmäßige Software-Updates inklusive. |
| Preis-Leistungs-Verhältnis | Transparente Kostenstruktur inklusive Hardware, Software und Wartung. |
Eine fundierte Marktübersicht und der Kassensystem-Vergleich verschiedener Anbieter helfen Ihnen, die beste Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
Fazit: Mit einem GoBD-konformen Kassensystem sicher in die Zukunft
Ein Kassensystem GoBD-konform zu betreiben, ist heute mehr als eine gesetzliche Pflicht, es sichert Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen und unterstützt effiziente Geschäftsprozesse. Achten Sie bei der Auswahl auf zertifizierte Lösungen mit integrierter TSE, einer lückenlosen Verfahrensdokumentation und automatisierten Datensicherungen. Profitieren Sie von zeitgemäßer Technologie, die Ihren Aufwand reduziert und maximale Rechtssicherheit bietet.
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Häufige Fragen zum Thema Kassensystem GoBD-konform
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie definieren, wie digitale Geschäftsaufzeichnungen sicher und nachvollziehbar zu führen sind.
Die TSE schützt Kassendaten vor Manipulationen, indem sie jede Transaktion digital signiert und unveränderbar speichert, dies ist seit 2020 gesetzlich vorgeschrieben.
Es sichert Sie vor Problemen bei Betriebsprüfungen, verhindert Strafen und gewährleistet, dass alle Kassenaufzeichnungen lückenlos und manipulationsfrei sind.
Ja, für die meisten elektronischen Kassensysteme gilt seit dem 1. Januar 2020 die Pflicht zur Nutzung einer zertifizierten TSE.
Das Finanzamt kann das Kassensystem als nicht ordnungsgemäß einstufen, Nachzahlungen verlangen, Schätzungen vornehmen oder Bußgelder verhängen.
Kassendaten müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist gilt auch bei elektronischen Aufzeichnungen.
